Dokumentationsvorlage: Pflichtangaben je Dokumentart
Jede Dokumentart hat Pflichtangaben, ohne die der Nachweis unvollständig ist. Diese Vorlagen fassen sie zusammen – als Startpunkt für eigene Formulare oder die Konfiguration einer Software.
Prüfprotokoll (STK / MTK / DGUV V3)
Gerät (Inventar-, Seriennummer, Bezeichnung, Standort) · Prüfart und Rechtsgrundlage/Herstellervorgabe · Prüfdatum · Prüfer (Name, Qualifikation) · Prüfmittel (Bezeichnung, Seriennummer, Kalibrierdatum) · Sichtprüfung · Messwerte mit Grenzwerten · Funktionsprüfung · Ergebnis (bestanden / bestanden mit Mängeln / nicht bestanden) · Mängel und Maßnahmen · nächste Fälligkeit · Unterschrift.
Wartungs- / Reparaturbericht
Gerät · Auftragsnummer · Dienstleister und Techniker · Datum und Dauer · Anlass (planmäßig / Störung) · durchgeführte Arbeiten · ausgetauschte Teile (Bezeichnung, Nummer) · Prüfung nach Instandsetzung · Freigabe durch · Kosten · nächste Wartung.
Inbetriebnahme / Funktionsprüfung
Gerät · Lieferdatum · Lieferumfang und Zubehör · Sicht- und Funktionsprüfung · elektrische Prüfung · Einstellungen und Konfiguration · Einweisung geplant/erfolgt · Freigabe zum Betrieb · Zyklen aktiviert · Unterschriften (Technik, Anwender).
Einweisungsnachweis
Gerät/Gerätetyp · Datum · einweisende Person (Hersteller / beauftragte Person) · eingewiesene Personen · Inhalt der Einweisung · Hinweis auf Gebrauchsanweisung · Unterschriften. Personenbezogene Daten: Aufbewahrungsfrist festlegen.
Außerbetriebnahme
Gerät · Datum · Grund (Defekt, Lebensende, Rückruf, Ersatz) · Datenlöschung/Datenträger · Entsorgung oder Rückgabe · Entfernung aus Bestandsverzeichnis · Freigabe.
Wie diese Angaben als strukturierte Datensätze geführt werden: Dokumentation in der Medizintechnik.