Geräteverwaltung für die Medizintechnik: eine Akte je Gerät
Vom Infusionspumpen-Pool bis zum Röntgensystem: Jedes Medizinprodukt erhält eine vollständige, durchsuchbare Geräteakte, aus der Prüfungen, Störungen, Dokumente und Kommunikation heraus angestoßen werden.
Warum Excel-Listen und Ordner an ihre Grenzen kommen
Ein Gerätebestand von 5.000 bis 15.000 Medizinprodukten lässt sich in Tabellen zwar erfassen, aber nicht bewirtschaften. Sobald mehrere Personen Fristen pflegen, Standorte wechseln oder Dokumente nachgereicht werden, entstehen Versionen, Lücken und Doppelarbeit. Bei Begehungen und Audits zählt jedoch, ob zu einem konkreten Gerät jetzt alle Nachweise vorliegen.
Eine digitale Geräteverwaltung löst das durch eine eindeutige Geräteakte: Inventarnummer, Seriennummer, Hersteller, Typ, Risikoklasse, Standort und Verantwortliche sind einmal hinterlegt; Prüfungen, Wartungen, Störungen und Dokumente hängen an dieser Akte und nicht an einer Zeile in einer Liste.
Was die Geräteakte in MedTech Cockpit enthält
Stammdaten und Standort
Inventar- und Seriennummer, Hersteller, Modell, Gerätetyp, Risikoklasse, Abteilung, Raum, Status (in Betrieb, außer Betrieb, in Reparatur), Garantie- und Lebensende-Daten.
Fristen
Nächste STK, MTK, DGUV V3, Herstellerwartung – mit Ampel, Erinnerungen und Dashboard-Kennzahl „fällig in 30 Tagen“. So funktioniert das Prüfmanagement.
Historie
Alle Störungen, Aufträge, Prüfungen, Wartungen und E-Mails chronologisch – inklusive Audit-Trail, wer wann was geändert hat.
Dokumente
Prüfprotokolle, Konformitätserklärungen, Gebrauchsanweisungen, Einweisungsnachweise, Inbetriebnahmeprotokolle – versioniert und zum Gerät verknüpft.
QR-Code am Gerät
Etikett scannen, Akte öffnen, Störung melden – auch mobil vom Smartphone, ohne Inventarnummer eintippen.
Import und Export
Bestandslisten aus Excel/CSV importieren, Geräte filtern, speichern als Ansicht, exportieren für Begehungen oder Wirtschaftsprüfung.
Geräteverwaltung im Verbund mit anderen Systemen
Wird der Bestand bereits in einem Instandhaltungs- oder CAFM-System geführt, muss er nicht doppelt gepflegt werden: Ein Konnektor synchronisiert Stammdaten und Fristen; das Cockpit ergänzt Aufgaben, Kommunikation, mobile Störungsmeldung und Auswertungen. Änderungen am Gerät bleiben im führenden System, Vorgänge und Nachweise entstehen im Cockpit und werden referenziert.
Typischer Ablauf: neues Gerät in Betrieb nehmen
- Anlegen oder importieren – Stammdaten erfassen, Risikoklasse und Prüfzyklen zuweisen.
- Inbetriebnahme dokumentieren – Funktionsprüfung, Einweisung des Personals, Protokoll und Unterschriften in der Akte.
- Fristen aktivieren – nächste Prüfung und Wartung werden aus dem Zyklus berechnet (siehe Prüfintervall-Rechner).
- Etikett drucken – QR-Code für Störungsmeldung und Schnellzugriff.
- Betrieb – Störungen, Aufträge, Wartungen und Dokumente laufen automatisch in die Historie.
Häufige Fragen
Welche Risikoklassen und Prüfarten werden unterstützt?
Die Prüfarten (STK, MTK, DGUV V3, Herstellerwartung, sonstige) und Zyklen sind frei konfigurierbar; Vorbelegungen orientieren sich an MPBetreibV und den Herstellerangaben.
Lassen sich Geräte mobil erfassen und finden?
Ja. Die Oberfläche ist für Smartphone und Tablet optimiert; per QR-Scan öffnet sich die Geräteakte, Fotos lassen sich direkt an eine Störung hängen.
Wie wird der Bestand aus unserer bisherigen Liste übernommen?
Per CSV-/Excel-Import mit Spaltenzuordnung. Dubletten werden über Inventar- oder Seriennummer erkannt.