Workflows in der Medizintechnik: Abläufe so abbilden, wie sie wirklich laufen
Jede Einrichtung hat eigene Abläufe – wer eine Störung annimmt, wer eine Reparatur freigibt, wann die Leitung informiert wird. MedTech Cockpit macht aus diesen Regeln konfigurierbare Workflows statt starrer Standardprozesse.
Beispiele für Workflows in der Medizintechnik
Störung bis Freigabe
Meldung von der Station → Priorisierung → Zuweisung → Reparatur oder Herstellerauftrag → Funktionsprüfung → Freigabe → Rückmeldung an die Station.
Prüfplanung
Fälligkeit erkannt → Prüftour vorgeschlagen → Station informiert → Prüfung erfasst → Nachweis abgelegt → nächste Fälligkeit gesetzt.
Wartungsabstimmung
60 Tage vor Fälligkeit Aufgabe → Terminanfrage an Dienstleister als Entwurf → Bestätigung → Technikerbesuch dokumentiert → Bericht abgelegt.
Inbetriebnahme
Lieferung erfasst → Funktionsprüfung → Einweisung geplant → Nachweise abgelegt → Gerät freigegeben → Fristen aktiv.
Eskalation
Kritische Störung länger als 24 h offen → Leitung benachrichtigt; STK überfällig > 14 Tage → Bericht an Verantwortliche.
Vertretung
Techniker abwesend → Aufgaben automatisch an Vertretung; Rückgabe bei Rückkehr mit Übersicht der Änderungen.
Aufbau eines Workflows
Ein Workflow besteht aus einem Auslöser (Ereignis oder Zeitpunkt), optionalen Bedingungen (Risikoklasse, Standort, Gerätetyp, Priorität) und einer oder mehreren Aktionen (Aufgabe, Benachrichtigung, E-Mail-Entwurf, Statuswechsel, Webhook). Workflows werden in der Administration ohne Programmierung konfiguriert, versioniert und protokolliert. Was nach außen geht, kann vor dem Versand zur Freigabe gestellt werden. Die technische Seite der Automatisierung ist unter Automatisierung in der Medizintechnik beschrieben.
Warum konfigurierbar statt vorgegeben
Standardsoftware gibt häufig einen Prozess vor, dem sich die Abteilung anpassen muss. In der Medizintechnik unterscheiden sich Zuständigkeiten, Dienstleistermodelle und Hausregeln jedoch erheblich. Konfigurierbare Workflows erlauben, die bestehenden Abläufe zunächst eins zu eins abzubilden und danach schrittweise zu verbessern – ohne Softwareänderung. Mehr dazu: Was sollte eine moderne Medizintechnik-Software können?
Häufige Fragen
Wer darf Workflows ändern?
Rollen mit Administrationsrecht. Änderungen werden versioniert und im Audit-Trail festgehalten.
Kann ein Workflow manuell übersteuert werden?
Ja. Jede automatisch erzeugte Aufgabe, Benachrichtigung oder E-Mail kann bearbeitet, verschoben oder verworfen werden.
Gibt es vorbereitete Workflows?
Ja, für Störung, Prüfung, Wartung, Inbetriebnahme und Eskalation. Sie dienen als Ausgangspunkt und werden an die Einrichtung angepasst.