Prüfpflichten für Medizinprodukte sind klar geregelt; die Organisation der Prüfungen ist es selten. Digitale Prüfplanung bedeutet, Fälligkeiten in durchführbare Touren zu übersetzen und Nachweise ohne Nacharbeit zu erzeugen.
Vom Datum zur Tour
Eine Fälligkeitsliste mit 300 Einträgen für den nächsten Monat ist noch kein Plan. Prüfplanung gruppiert nach Standort, Station und Prüfart, berücksichtigt Prüfmittel und Personal und legt Termine mit der Station fest. Ergebnis sind Prüftouren: „Station 4, Dienstag, 14 Geräte STK, Sicherheitstester 2“.
Zyklen am Gerätetyp pflegen
Wer Zyklen je Gerät pflegt, pflegt sie tausendfach. Am Gerätetyp hinterlegt (z. B. Infusionspumpe Typ X: STK 24 Monate, Herstellerwartung 12 Monate) gelten sie für alle Geräte dieses Typs; Abweichungen werden am Einzelgerät dokumentiert. Das reduziert Fehler und macht Änderungen bei neuen Herstellervorgaben zu einer einzigen Aktion.
Toleranzen und Vorlauf
Ein Vorlauf von 60/30/7 Tagen mit abgestuften Erinnerungen verhindert Überfälligkeit; eine dokumentierte Toleranz (z. B. ± 4 Wochen bei STK, sofern zulässig) schafft Spielraum für die Tourenplanung. Beides gehört als Regel ins System, nicht in den Kalender eines Mitarbeiters.
Abstimmung mit der Station
Die häufigste Ursache für ausgefallene Prüfungen: Gerät im Einsatz oder nicht auffindbar. Eine Terminankündigung an die Station mit Geräteliste – automatisch erzeugt, manuell freigegeben – senkt diese Quote spürbar. Nicht auffindbare Geräte werden als solche markiert und erscheinen in einer eigenen Liste statt stillschweigend überfällig zu werden.
Prüfmittel als Geräte führen
Sicherheitstester, Analysatoren und Phantome haben eigene Kalibrierfristen. Werden sie als Geräte mit Fristen geführt, kann die Tour nur mit gültigen Prüfmitteln geplant werden – und der Prüfnachweis enthält automatisch das verwendete Prüfmittel mit Kalibrierdatum.
Erfassung vor Ort
Ergebnis, Messwerte, Prüfer, Prüfmittel, Datum, Bemerkung – mobil am Gerät erfasst, mit Foto bei Auffälligkeiten. Der nächste Termin wird sofort berechnet; das Protokoll entsteht als PDF ohne Nacharbeit am Schreibtisch. Bei Prüf- und Testmitteln kann ein KI-Bildvergleich die Sichtprüfung unterstützen, indem er Abweichungen zum Referenzbild markiert.
Externe Prüfdienstleister einbinden
Werden Prüfungen vergeben, entsteht ein Prüfauftrag mit Geräteliste; der Dienstleister meldet Ergebnisse und Protokolle zurück, die zugeordnet werden. Offene Aufträge erscheinen unter „wartet auf Dritte“ mit Wiedervorlage.
Kennzahlen
- Prüfquote je Prüfart und Monat (geplant / durchgeführt)
- Überfällige Geräte nach Ursache (nicht auffindbar, in Reparatur, Zugang verweigert, Kapazität)
- Durchlaufzeit von Prüfung bis Nachweisablage
- Auslastung der Prüfmittel
Für die Planung des Vorlaufs hilft der Prüfintervall-Rechner; eine Jahresübersicht lässt sich mit dem Wartungs- und Prüfplaner erzeugen. Wie Prüfmanagement in der Plattform umgesetzt ist, steht unter Prüfmanagement Medizintechnik.