Wartung ist ein Prozess mit vielen kleinen Schritten – und fast jeder davon ist regelhaft. Genau deshalb lässt sich der Prozess automatisieren, ohne Verantwortung abzugeben. Dieser Artikel zeigt, wie eine Wartungsautomatisierung aufgebaut wird und wo sie endet.
Der manuelle Prozess
Typischer Ablauf einer Herstellerwartung: Frist fällt auf → Techniker bemerkt es (oder nicht) → E-Mail an den Hersteller → Terminvorschlag → Rücksprache mit der Station → Technikerbesuch → Bericht per Mail → Ablage → nächste Frist eintragen. Sieben Übergaben, drei Systeme, eine Person, die alles im Kopf behält.
Bausteine der Automatisierung
Eine Automatisierungsregel besteht aus Auslöser (Zeitpunkt oder Ereignis), Bedingungen (Gerätetyp, Standort, Vertragsart) und Aktionen (Aufgabe anlegen, E-Mail-Entwurf erzeugen, Benachrichtigung senden, Status setzen). Jede Regel protokolliert ihre Ausführung.
Beispielregeln für den Wartungsprozess
- 60 Tage vor Fälligkeit: Aufgabe „Wartung abstimmen“ an den zuständigen Techniker des Standorts.
- 45 Tage vorher: E-Mail-Entwurf an den Dienstleister mit Gerätedaten, Vertragsnummer und drei Terminvorschlägen – zur Freigabe.
- Nach Terminbestätigung: Kalendereintrag, Info an die Station, Vorgang auf „geplant“.
- Am Termin: Checkliste „Technikerbesuch“ (Anwesenheit, Arbeiten, Teile, Freigabe).
- Nach 5 Werktagen ohne Bericht: Erinnerung an den Dienstleister als Entwurf; Vorgang unter „wartet auf Dritte“.
- Nach Berichtseingang: Nächste Fälligkeit berechnen, Bericht in der Geräteakte, Vorgang schließen.
- Überfällig > 14 Tage: Hinweis an die technische Leitung mit Begründungsfeld.
Freigabestufen
Alles, was nach außen geht, sollte zunächst als Entwurf entstehen. Erst wenn eine Regel sich über Monate bewährt hat, kann der Versand für definierte Fälle (z. B. Standard-Terminanfrage an einen Vertragspartner) automatisiert werden. Interne Aufgaben und Benachrichtigungen können von Anfang an automatisch laufen.
Was nicht automatisiert wird
Die Freigabe eines Geräts nach Wartung, die Entscheidung über Außerbetriebnahme, die Bewertung eines auffälligen Berichts. Die Automatisierung bereitet diese Schritte vor – mit allen Informationen an einem Ort – und wartet dann auf eine Person.
Messbare Wirkung
Nach Einführung der Beispielregeln sinkt typischerweise der Anteil überfälliger Wartungen, weil keine Frist mehr unbemerkt bleibt; die Zahl der E-Mails pro Wartung sinkt, weil Entwürfe vollständig sind; und die Berichtsablage erfolgt zeitnah, weil die Erinnerung automatisch kommt. Konkrete Zahlen hängen von der Ausgangslage ab – die Plattform zeigt sie im Wartungsbericht. Umsetzung in der Plattform: Wartungsmanagement und Automatisierung. Für die Jahresplanung: kostenloser Wartungsplaner.