Ein erheblicher Teil der Schreibarbeit in der Medizintechnik besteht aus denselben sieben E-Mails: Störungsmeldung, Terminanfrage, Terminbestätigung, Protokollanforderung, Erinnerung, Rückfrage zur Rechnung, Rückmeldung an die Station. Jede enthält dieselben Daten – Gerät, Inventarnummer, Seriennummer, Standort, Vorgangsnummer – und jede wird neu getippt.
Schritt 1: Die Daten sind schon da
Jede dieser E-Mails entsteht aus einem Vorgang an einem Gerät. Werden Vorlagen mit Platzhaltern aus der Geräteakte befüllt, ist die E-Mail in Sekunden vollständig – inklusive Anhang (Foto, Protokoll) und korrektem Empfänger aus der Herstellerakte. Keine Rückfrage „Welche Seriennummer?“ mehr.
Schritt 2: Auslöser statt Erinnerung
Statt dass jemand daran denkt, erzeugt ein Ereignis den Entwurf: Störung mit Priorität „kritisch“ angelegt → Störungsmeldung an den Hersteller; Wartung in 45 Tagen fällig → Terminanfrage; Technikerbesuch ohne Bericht nach 5 Werktagen → Erinnerung. Der Entwurf liegt im Postausgang des Vorgangs und wartet auf Freigabe.
Schritt 3: Formulierung mit Assistenz
Vorlagen sind starr; Fälle nicht. Ein Sprachmodell passt den Entwurf an den Kontext an (zweite Erinnerung, ungewöhnlicher Fehler, Eskalation), in gewünschter Tonlage (kurz, neutral, technisch, deutlich). Personenbezogene Angaben werden vorher pseudonymisiert; die Fakten (Gerätedaten) kommen aus dem System, nicht aus dem Modell – ein Konsistenzcheck verhindert erfundene Angaben.
Schritt 4: Freigabe und Versand
Der Techniker liest, ändert, sendet. Der Versand läuft über den Mail-Konnektor der Organisation (SMTP oder Microsoft 365) mit korrektem Absender und Antwortadresse. Die E-Mail wird am Vorgang und am Gerät gespeichert.
Schritt 5: Antworten zuordnen
Antworten enthalten die Vorgangsnummer im Betreff und werden dem Vorgang zugeordnet; „wartet auf Dritte“ wird aufgelöst, Wiedervorlagen schließen sich. Die Historie ist vollständig – ohne Postfachsuche.
Was dabei nicht passieren darf
- Massenversand an Verteiler – jede E-Mail hat einen Vorgang und einen Empfänger
- Automatischer Versand ohne Freigabe, solange eine Regel nicht erprobt ist
- Erfundene Angaben – Fakten kommen aus der Akte, nicht aus dem Modell
- Personenbezogene Daten an Dritte ohne Notwendigkeit
Den Grundgedanken kann man ohne Anmeldung ausprobieren: Der kostenlose E-Mail-Formulierungsassistent erzeugt aus wenigen Feldern fertige Entwürfe für die sieben Standardfälle – lokal im Browser, ohne Datenübertragung. In der Plattform ist der Assistent Teil der Automatisierung und der KI-Funktionen.