Medizintechnik-Daten liegen in Bestandssystemen, Herstellerportalen, E-Mail-Postfächern und Tabellen. Schnittstellen verbinden diese Welten – wenn vorher geklärt ist, wer für welche Daten führend ist. Dieser Artikel ordnet die wichtigsten Begriffe und Entscheidungen ein.
Führendes System festlegen
Für jede Datenart (Stammdaten, Standorte, Fristen, Vorgänge, Dokumente) gibt es genau ein führendes System. Typische Aufteilung: Stammdaten und Fristen im Bestandssystem, Vorgänge, Aufgaben, Kommunikation und mobile Erfassung in der Arbeitsoberfläche. Wer das nicht festlegt, bekommt Konflikte – und löst sie dann per Zufall (zuletzt gespeichert gewinnt).
Synchronisationsrichtung und Takt
Lesend: Stammdaten und Fristen regelmäßig abholen (z. B. alle 30 Minuten oder ereignisgesteuert). Schreibend: Nachweise, Status und Vorgangsreferenzen zurückgeben. Jeder Lauf wird protokolliert: Anzahl geänderter Datensätze, Fehler, Dauer. Konflikte (im Bestandssystem und in der Oberfläche geändert) erscheinen in einer Liste zur Entscheidung.
Datenmodell und Zuordnung
Die Zuordnung (Mapping) von Feldern ist der eigentliche Projektaufwand: Inventarnummer vs. Seriennummer als Schlüssel, Standorthierarchien, Prüfarten-Codes, Statuswerte. Ein gutes Mapping ist dokumentiert, versioniert und testbar – mit einer Handvoll Beispielgeräten, an denen jede Änderung geprüft wird.
Import und Export als Basisschnittstelle
Nicht jedes System hat eine API. CSV/Excel-Import mit Spaltenzuordnung und Dublettenprüfung sowie ein vollständiger Export (CSV/JSON inklusive Dokumente) sind die Mindestanforderung – auch, um jederzeit wechseln zu können. Eine Vorlage für die Geräteliste definiert die Pflichtfelder.
REST-API
Eine dokumentierte, versionierte JSON-API mit Token-Authentifizierung öffnet Geräte, Störungen, Aufträge, Prüfungen, Aufgaben und Dokumente für eigene Auswertungen, Portale und Automatisierungen. Wichtig: Berechtigungsumfang je Token, Ablaufdatum, Protokollierung und Mandantentrennung.
E-Mail als Schnittstelle
Herstellerkommunikation läuft per E-Mail. Eine Anbindung über SMTP oder Microsoft 365 erlaubt den Versand aus dem Vorgang heraus mit korrektem Absender und Antwortadresse; eingehende Antworten werden dem Vorgang zugeordnet. So bleibt die Historie vollständig, ohne dass das Postfach durchsucht werden muss.
Webhooks und Workflows
Ereignisse (neue kritische Störung, Prüfung abgeschlossen) können an andere Systeme gemeldet werden; umgekehrt können Workflows auf externe Ereignisse reagieren. Das ist die Grundlage für Automatisierung über Systemgrenzen hinweg.
Sicherheitsanforderungen
- Transportverschlüsselung (TLS), keine Klartext-Zugangsdaten in Konfigurationsdateien
- Minimale Berechtigungen je Schnittstelle (nur die Felder, die gebraucht werden)
- Protokollierung aller Zugriffe, Alarm bei Fehlerhäufung
- Netztrennung: Betrieb in der eigenen Infrastruktur, wenn Kliniknetze nicht nach außen geöffnet werden sollen
Welche Anbindungen MedTech Cockpit mitbringt, steht unter Schnittstellen & API.