E-Mail-Automatisierung: Herstellerkommunikation aus dem Vorgang heraus
Störungsmeldung, Terminanfrage, Protokollanforderung, Erinnerung, Rückmeldung an die Station – dieselben E-Mails, jeden Tag neu getippt. MedTech Cockpit erzeugt sie aus den Daten, die ohnehin in der Geräteakte stehen, und lässt den Techniker nur noch prüfen und senden.
Was automatisiert wird – und was nicht
Automatisch
Entwurf mit Gerätedaten (Inventar-, Seriennummer, Standort, Vorgangsnummer), passender Empfänger aus der Herstellerakte, Betreff mit Vorgangsbezug, Anhang (Foto, Protokoll), Ablage am Vorgang, Wiedervorlage.
Immer manuell
Freigabe und Versand, Eskalationsentscheidungen, alles, was eine Bewertung erfordert. Automatischer Versand ist nur für definierte Standardfälle und erst nach Erprobung aktivierbar.
So sieht es in der Anwendung aus
Abbildungen aus einem Testmandanten mit Beispieldaten; Aussehen je nach Konfiguration und Modulen.
Auslöser aus dem Arbeitsalltag
- Störung mit Priorität „kritisch“ angelegt → Störungsmeldung an den Hersteller als Entwurf
- Wartung in 45 Tagen fällig → Terminanfrage an den Dienstleister
- Technikerbesuch ohne Bericht nach 5 Werktagen → Protokollanforderung
- Keine Antwort nach 7 Tagen → Erinnerung mit Verweis auf die erste Nachricht
- Gerät freigegeben → Rückmeldung an die Station
Die Auslöser werden als Workflows konfiguriert; Vorlagen und Tonlage sind je Organisation anpassbar.
KI-Formulierung mit Faktencheck
Optional formuliert ein Sprachmodell den Entwurf im passenden Ton (kurz, neutral, technisch, deutlich) und passt ihn an den Kontext an. Fakten kommen dabei aus der Geräteakte, nicht aus dem Modell: Ein Konsistenzcheck verhindert, dass Seriennummern, Termine oder Zusagen erfunden werden. Personenbezogene Angaben werden vor der Verarbeitung pseudonymisiert; jeder Aufruf wird protokolliert. Hintergrund: Wie lassen sich wiederkehrende E-Mails automatisieren?
Versand und Antworten
Der Versand erfolgt über den Mail-Konnektor der Organisation (SMTP oder Microsoft 365) mit korrektem Absender und Antwortadresse. Antworten mit Vorgangsnummer im Betreff werden dem Vorgang zugeordnet; „wartet auf Dritte“ wird aufgelöst, die Historie bleibt vollständig. Ausprobieren ohne Anmeldung: der kostenlose E-Mail-Formulierungsassistent.
Häufige Fragen
Werden E-Mails ohne mein Zutun versendet?
Standardmäßig nicht. Entwürfe werden erzeugt und zur Freigabe gestellt. Automatischer Versand ist nur für ausdrücklich konfigurierte Standardfälle möglich.
Welche Mail-Systeme werden unterstützt?
SMTP (Provider, Exchange, Postfix) sowie Microsoft 365. Absender, Antwortadresse und Signatur werden je Organisation konfiguriert.
Was passiert mit personenbezogenen Daten bei der KI-Formulierung?
Sie werden vor der Übermittlung pseudonymisiert; die KI-Funktion ist je Organisation abschaltbar, die Plattform funktioniert vollständig ohne sie.