Wer eine Software für die Medizintechnik auswählt, vergleicht meist Funktionslisten. Die entscheiden aber selten über den Erfolg. Dieser Beitrag beschreibt zehn Kriterien, die sich in Auswahlverfahren bewährt haben, mit einem Vorschlag zur Gewichtung – und ohne Aussagen über einzelne Anbieter.
1. Datenmodell: eine Akte je Gerät (Gewichtung 15 %)
Alles – Stammdaten, Fristen, Dokumente, Störungen, Wartungen, Kommunikation – muss an einer eindeutigen Geräteakte hängen. Prüfen Sie mit einem echten Gerät aus Ihrem Bestand: Wie viele Klicks bis zur vollständigen Historie? Wie werden Dubletten verhindert?
2. Fristenlogik (15 %)
Fälligkeiten müssen aus Prüfart, Zyklus und letzter Prüfung berechnet werden; Zyklen gehören an den Gerätetyp, Abweichungen ans Gerät. Fragen Sie nach Toleranzfenstern, abgestuften Erinnerungen und dem Umgang mit „nicht auffindbar“.
3. Störungs- und Auftragsprozess (10 %)
Kann die Station ohne Login melden (QR-Code, Foto)? Gibt es Priorisierung, Zuweisung, Vertretung, Rückmeldung an die Station und eine Sicht auf Vorgänge, die bei Dritten liegen?
4. Dokumentation und Audit-Trail (10 %)
Dokumente versioniert und dem Gerät zugeordnet; Statusänderungen, Freigaben und Löschungen unveränderbar protokolliert; Aufbewahrungsfristen konfigurierbar; Protokolle als Datensatz und PDF.
5. Mobilität (10 %)
Smartphone und Tablet sind Arbeitsgeräte: Scannen, Fotografieren, Erfassen am Gerät – auch bei schlechtem Netz. Lassen Sie einen Techniker eine Prüfung ohne Schulung mobil erfassen.
6. Schnittstellen und Datenhoheit (10 %)
Import/Export in offenen Formaten inklusive Dokumente, dokumentierte API, Konnektoren zu Bestandssystemen mit klarer Datenhoheit, E-Mail-Anbindung. Entscheidend: Bekommen Sie jederzeit alles heraus?
7. Betrieb und Datenschutz (10 %)
Hosting-Standort, Mandantentrennung, Betrieb in eigener Infrastruktur, Verschlüsselung, Löschkonzept, konkrete Datenschutzerklärung, Umgang mit KI-Diensten (Pseudonymisierung, Protokoll, Abschaltbarkeit).
8. Rollen, Mandanten, Verbund (5 %)
Rechte je Rolle, Standorte als Stammdatenebene, getrennte Organisationen im Verbund, Freigabe einzelner Standorte für externe Dienstleister.
9. Lizenzmodell und Kosten (10 %)
Transparente Lizenzierung nach Benutzern und Modulen, keine Zwangspakete, kostenloser Test mit eigenen Daten, keine Kosten vor der Testphase, Verlängerung nur per Vertrag. Rechnen Sie Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Einführung und Anbindung.
10. Einführung und Nähe zum Anbieter (5 %)
Wer begleitet die Datenübernahme, wer antwortet bei Fragen, wie schnell werden Anforderungen umgesetzt? Ein kleiner Anbieter mit direktem Draht kann hier stärker sein als ein großer mit Ticketsystem – oder umgekehrt. Fragen Sie nach konkreten Reaktionszeiten.
Bewertungsbogen
Bewerten Sie jedes Kriterium von 1 (nicht erfüllt) bis 5 (vollständig erfüllt), multiplizieren Sie mit der Gewichtung und vergleichen Sie die Summen. Wichtiger als die Zahl ist der Testlauf: Lassen Sie zwei Techniker eine Woche mit echten Daten einer Station arbeiten. Die druckbare Fassung der Kriterien gibt es als Checkliste zur Softwareauswahl.
Wo MedTech Cockpit steht
Wir beschreiben unsere Plattform transparent unter Medizintechnik-Software und Pakete (Preis auf Anfrage); jede Zusammenarbeit beginnt mit einem vollständigen Testmandanten. Welche Kriterien bei Ihnen wie viel wiegen, entscheiden Sie – nicht wir.